Politique de confidentialité
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. INTRODUCTION
La présente politique est développée afin d’assurer la protection des renseignements personnels recueilli par PSY MD EXPERTISE INC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1. Elle permet à tout utilisateur de comprendre son rôle et ses responsabilités lors de la collecte, la conservation, l’utilisation, le transfert, la communication et la destruction des renseignements personnels.
2. DÉFINITIONS
Les termes et expressions sont définis de la façon suivante dans la présente politique.
« Renseignement personnel » :
o Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier
directement ou indirectement;
« Renseignementsensible » :
o Lorsque, par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication,
le renseignement suscite un haut degré d’atteinte en matière de vie privée;
« Responsable » :
o Responsable de la protection des renseignements personnels;
« Utilisateur » :
o Un employé permanent ou temporaire, un dirigeant, un administrateur, un consultant, un
médecin, un sous- traitant ou toute autre personne en impartition à qui la PSY MD
EXPERTISE INC permet l’accès à un renseignement visé par la présente politique, et ce,
conformément à la loi.
« Incident de confidentialité » :
o Tout accès, utilisation ou communication non autorisée par la loi d’un renseignement
personnel, out toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement ;
« Préjudice sérieux »
o Acte ou évènement susceptible de porter atteinte à la personne concernée ou à ses biens
et de nuire à ses intérêts de manière non négligeable ;
3. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
3.1 LE DIRECTEUR DE PSY MD EXPERTISE
Le Directeur de PSY MD EXPERTISE est responsable de :
Agir à titre de responsable de la protection des renseignements personnels ou de déléguer cette
fonction à une autre personne;
Exiger des employés et aux différents collaborateurs de se conformer à la présente politique.
3.2 UTILISATEUR
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Chaque utilisateur est responsable de prendre connaissance de la présente politique et s’engager à la
respecter. Ils’assure également de comprendre les outils qui en découlent et de les utiliser adéquatement.
4. COLLECTE
4.1 NÉCESSITÉ
Dans le cadre de ses opérations, PSY MD EXPERTISE recueille des renseignements personnels,
particulièrement auprès des patients, de ses clients ou de ses employés.
Seuls les renseignements personnels nécessaires aux fins déclarées lors de leur collecte doivent être
recueillis.
4.2 INFORMATIONS À COMMUNIQUER
Lors de la collecte, PSY MD EXPERTISE informe la personne concernée des fins auxquelles les renseignements
personnels sont recueillis, des moyens par lesquels ils le sont, des droits d’accès et de rectification ainsi que de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements
personnels recueillis. PSY MD EXPERTISE informe également la personne concernée des catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer ces renseignements personnels.
Des informations détaillées au sujet de ces politiques et de ces pratiques sont, en termes simples et clairs, publiées sur le site Internet de PSY MD EXPERTISE ou, si elle n’a pas de site, rendues accessibles par tout autre moyen approprié. Si les politiques ou les pratiques sont modifiées, un avis est publié en ce sens.
4.3 MOYENS DE COLLECTE
La collecte peut s’effectuer par différents moyens. Par exemple, la collecte peut être faite verbalement, par un formulaire papier ou de manière numérique. Le moyen utilisé doit assurer la sécurité des données.
5. CONSERVATION ET ACCESSIBILITÉ
5.1 SUPPORTS ET ACCÈS
Les renseignements personnels sont conservés sur des supports permettant d’assurer leur sécurité. Les
renseignements personnels ne peuvent être accessibles qu’à un utilisateur ayant la qualité pour les connaître et lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
Tout renseignement personnel recueilli sous forme de papier doit également être conservé de manière
sécuritaire et n’être accessible qu’à un utilisateur ayant la qualité pour le connaître.
5.2 COPIES
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Toute copie d’un renseignement personnel qu’un utilisateur pourrait faire doit être nécessaire à l’exercice
de ses fonctions et est assujettie aux mêmes règles.
6. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS
Les renseignements personnels sont utilisés selon les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins
d’obtenir le consentement spécifique, distinct de tout autre information et écrit de la personne concernée.
7. COMMUNICATION À L’EXTERNE
7.1 TIERS
PSY MD EXPERTISE INC ne communique pas les renseignements personnels à un tiers, à moins d’obtenir le consentement spécifique et distinct de toute autre information de la personne concernée ou lorsque la loi l’y autorise.
7.2 MANDAT OU CONTRAT DE SERVICE
PSY MD EXPERTISE INC peut communiquer les renseignements personnels à un tiers sans le consentement de la personne concernée si cette communication est nécessaire à l'exercice d'un mandat ou à l'exécution d'un contrat de service ou d’entreprise.
Pour ce faire, PSY MD EXPERTISE INC confie le mandat ou le contrat par écrit.
Ce mandat ou contrat :
Indique les mesures que le mandataire ou l'exécutant du contrat doit prendre pour assurer la
protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué afin que celui-ci ne
soit utilisé que dans l'exercice de son mandat ou l'exécution de son contrat et pour qu'il ne le
conserve pas après son expiration;
Prévoit l’avis sans délai au Responsable de toute violation ou tentative de violation par toute
personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement
communiqué; Permet au Responsable d’effectuer toute vérification relative à la confidentialité.
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7.3 MOYENS DE COMMUNICATION
PSY MD EXPERTISE communique les renseignements personnels d’une personne concernée par tous moyens assurant la sécurité des données, notamment par courrier, télécopie, courriel ou téléphone.
Lorsqu’il s’agit d’un renseignement sensible, PSY MD EXPERTISE INC applique des mesures supplémentaires lors de la communication du renseignement, notamment l’envoi d’une pièce jointe par courriel protégée par un mot de passe ayant été communiqué au destinataire autrement.
8. DESTRUCTION
8.1 FINS ACCOMPLIES
Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli et utilisé sont accomplies, PSY MD EXPERTISE INC le conserve dans ses archives courriels seulement qui sont protégés et ceci pour des fins de vérifications ultérieurs si besoin.
9. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
9.1 AVIS
Lorsqu’un utilisateur a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit, il en avise le
Responsable dans les plus brefs délais.
Un incident de confidentialité se produit par :
L’accès non autorisé à un renseignement personnel;
L’utilisation non autorisée d’un renseignement personnel;
La communication non autorisée d’un renseignement personnel;
La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel
renseignement.
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9.2 ÉVALUATION
Le Responsable évalue le risque qu’un préjudice soit causé à la personne concernée par le renseignement
personnel qui fait l’objet de l’incident de confidentialité.
À cet effet, le Responsable considère notamment la sensibilité du renseignement concerné, les
conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
9.3 PRÉJUDICE SÉRIEUX
Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, le Responsale en avise la Commission
d’accès à l’information ainsi que la personne concernée.
Le Responsable peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque,
en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin, et ce, sans obtenir le consentement de la personne concernée.
9.4 MESURES
Le Responsable prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
10.DROIT D’ACCÈS, RECTIFICATION ET DÉSINDEXATION
10.1 ACCÈS
Toute personne qui en fait la demande peut obtenir une copie des renseignements personnels à son sujet détenus par PSY MD EXPERTISE. La communication se fait dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Toute telle demande doit être transmise au Responsable qui en assure le traitement.
10.2 RECTIFICATION
Lorsque le renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, la personne concernée par ce renseignement peut exiger qu’il soit rectifié. Toute telle demande doit être transmise au Responsable qui en assure le traitement. Politique sur la protection des renseignements personnels – Version 1.0 Page 6 sur 7
10.3 DROIT À L’INDEXATION
Lorsque la diffusion d’un renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire, ou lorsque cette diffusion cause un préjudice grave relatif au droit au respect de la réputation ou de la vie privée de la personne concernée par le renseignement diffusé, celle-ci peut exiger PSY MD EXPERTISE INC qu’elle cesse la diffusion de ce renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à son nom.
Toute telle demande doit être transmise au Responsable qui en assure le traitement.
10.4 RÉPONSE
Le Responsable répond par écrit à la demande écrite d’accès, de rectification ou de désindexation au plus tard dans les 30 jours suivants la date de réception de celle-ci.
Lorsque le Responsable acquiesce à une demande de désindexation, il doit attester dans sa réponse écrite de la cessation de diffusion du renseignement personnel, ou de la désindexation ou réindexation de l’hyperlien. Si le Responsable refuse d’acquiescer à une demande, il doit motiver sa décision et indiquer les dispositions
de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, plus les recours possibles et leur délai.
11. QUESTIONS ET PLAINTES
Une personne concernée par un renseignement personnel détenu par PSY MD EXPERTISE INC peut poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte relativement à la protection de ses renseignements personnels.
Toute telle demande doit être transmise au Responsable qui en assure le traitement.
Le Responsable répond par écrit à la demande au plus tard dans les 30 jours suivants la date de réception de celle-ci.
12. SANCTIONS
Tout manquement ou violation de la présente politique pourrait donner lieu à des sanctions disciplinaires
pouvant aller jusqu’au congédiement.
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13. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le 2024-01-01.
courriel: info@psymdexpertise.ca